اینویس (invoice) یا فاکتور تجاری چیست ؟

اینویس (invoice) یا فاکتور تجاری یکی از اسناد حیاتی در معاملات تجاری است که اطلاعات دقیق و ضروری در مورد کالا، خدمات، شرایط پرداخت و جزئیات معامله را شامل می‌شود. این سند نه تنها برای خریدار و فروشنده به عنوان یک مدرک معتبر عمل می‌کند، بلکه در فرایندهای گمرکی و ترخیص کالا نیز نقشی کلیدی دارد. در این مقاله به بررسی انواع (invoice) و نحوه استفاده صحیح از آن در معاملات بین‌المللی خواهیم پرداخت.

فاکتور اینویس (invoice)

فاکتور اینویس (Invoice) یا سیاهه تجاری، سندی رسمی است که فروشنده در ازای ارائه کالا یا خدمات به خریدار صادر می‌کند. این سند شامل اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، تعداد، قیمت، شرایط پرداخت و مشخصات طرفین معامله است. در تجارت بین‌المللی، اینویس نقش مهمی در فرآیند ترخیص کالا از گمرک دارد و مبنای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی قرار می‌گیرد. سیاهه تجاری می‌تواند به ‌صورت دستی یا الکترونیکی صادر شود و در صورت وجود هرگونه اشتباه در آن، ممکن است مشکلاتی در ترخیص کالا ایجاد شود. بنابراین، تنظیم دقیق اینویس برای جلوگیری از تأخیرهای گمرکی و اطمینان از انجام صحیح معامله ضروری است.

هدف از دریافت اینویس

هدف از دریافت فاکتور تجاری در تجارت بین‌المللی، مستندسازی جزئیات معامله و تسهیل فرآیندهای گمرکی است. این سند که توسط فروشنده صادر می‌شود، مشخصات محموله را در اختیار خریدار، کارگزار گمرک و شرکت‌های بیمه قرار می‌دهد. در صورت بیمه شدن کالا، اطلاعات مربوطه در سیاهه تجاری ثبت می‌شود تا در صورت بروز خسارت، خریدار بتواند برای دریافت غرامت اقدام کند. همچنین بدون فاکتور تجاری، ترخیص کالا از گمرک امکان‌پذیر نیست، زیرا دولت‌ها برای محاسبه عوارض و حقوق گمرکی به اطلاعات آن استناد می‌کنند. بنابراین، دریافت اینویس برای تکمیل مراحل قانونی و مالی تجارت بین‌المللی ضروری است.

ضرورت دریافت فاکتور اینویس چیست؟

دریافت فاکتور اینویس برای بازرگانان ضروری است، زیرا بدون این سند، انجام معاملات تجاری با مشکلات جدی مواجه می‌شود. فاکتور تجاری یا سیاهه تجاری نه‌ تنها ارزش واقعی محموله و اعتبار معامله را مشخص می‌کند، بلکه برای حمل‌ ونقل بین‌المللی و ترخیص کالا از گمرک نیز الزامی است.

در صورت عدم ارائه سیاهه تجاری، ممکن است بازرگانان و تجار با جریمه و خسارت مالی روبه‌رو شوند. همچنین، خریداران تنها با در اختیار داشتن این سند می‌توانند به اطلاعات دقیق محموله، مانند وزن، تعداد و ارزش کالاها، دسترسی داشته باشند.

نمونه فرم خام اینویس

نحوه تهیه اینویس و نکات مهم آن

1. 1️⃣ در قدم اول نیاز است مشخصات فروشنده، خریدار، کالا یا خدمات، ارزش معامله و شرایط پرداخت را مشخص کنید.
2. 2️⃣ قالب مناسب را انتخاب کنید که می‌تواند استفاده از قالب‌های آماده یا طراحی یک قالب اختصاصی باشد.
3. 3️⃣ سپس اطلاعات را به طور دقیق وارد قالب کنید.
4. 4️⃣ پس از تکمیل اینویس، آن امضاء و ممهور کنید. امضای شما و مهر شرکت نشان‌دهنده صحت و اعتبار اینویس خواهد بود.

سامان اکسپرس شرایط ارسال را با نیاز مشتری سازگار می‌کند.

چرا سامان اکسپرس؟!

نمایندگی در سراسر دنیا

امنیت در انتقال

سرعت در حمل و نقل

ارسال به سراسر دنیا

تماس با کارشناسان سامان اکسپرس

نکات مهم در تهیه اینویس

اطلاعات موردنیاز در اینویس

از جمله اطلاعات لازم در فاکتور تجاری عبارتند از:

• ▪️اطلاعات فروشنده: نام، نشانی، شماره تلفن، شماره فکس، آدرس ایمیل، شماره حساب بانکی، کد مالیاتی.
• ▪️اطلاعات خریدار: نام، نشانی، شماره تلفن، شماره فکس، آدرس ایمیل، کد مالیاتی.
• ▪️تاریخ صدور اینویس: تاریخ صدور فاکتور تجاری باید به طور واضح مشخص شود.
• ▪️شماره سریال اینویس: شماره سریال فاکتور تجاری باید به طور واضح مشخص شود.
• ▪️لیست کالاها یا خدمات ارائه شده: لیست کاملی از کالاها یا خدمات ارائه شده که شامل موارد زیر می‌شود : نام کالا یا خدمت | کد تعرفه گمرکی (HS Code) | مقدار کالا یا خدمت | قیمت هر واحد کالا یا خدمت | ارزش کل کالا یا خدمت
• ▪️ارزش کل معامله: ارزش کل معامله باید به طور واضح مشخص شود. این ارزش باید با احتساب هزینه‌های حمل و نقل، بیمه و سایر هزینه‌های مرتبط باشد.
• ▪️شرایط پرداخت: شرایط پرداخت باید به طور واضح مشخص شود. این شرایط می‌تواند نقدی، اعتباری، برات، حواله و غیره باشد.
• ▪️سایر اطلاعات: اعم از شرایط حمل و نقل، شرایط تحویل کالا، شرایط بیمه، سایر شرایط و تعهدات طرفین معامله.

انواع اینویس

اینویس‌ ها یا فاکتور تجاری اسناد تجاری مهمی هستند که بسته به شرایط معامله، می‌توانند با تأییدیه‌های مختلفی همراه شوند. برخی از این اسناد برای افزایش اعتبار نیاز به تأیید اتاق بازرگانی، سفارت یا کنسولگری دارند. در ادامه، سه نوع رایج اینویس را معرفی می‌کنیم.

تفاوت اینویس و پکینگ لیست

اینویس و پکینگ لیست هر دو از اسناد مهم تجاری هستند اما کاربردهای متفاوتی دارند. فاکتور تجاری Invoice بیشتر جنبه مالی دارد و شامل اطلاعاتی مانند قیمت کالا، شرایط پرداخت و مشخصات فروشنده و خریدار است. در مقابل، پکینگ لیست (Packing List) سندی است که جزئیات بسته‌بندی کالا را مشخص می‌کند و برای حمل‌ و نقل و ترخیص گمرکی استفاده می‌شود. اطلاعاتی مانند تعداد بسته‌ها، وزن خالص و ناخالص، ابعاد و نوع کالا در پکینگ لیست درج می‌شود، اما قیمت در آن ذکر نمی‌شود.

نقش اینویس در ترخیص کالا

اینویس نقش بسیار مهمی در فرایند ترخیص کالا از گمرک دارد و بدون آن، ترخیص کالا ممکن نخواهد بود. برخی از نقش‌های اصلی فاکتور تجاری Invoice در این فرایند عبارتند از:

• مبنای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی: اطلاعات موجود در اینویس، به گمرک کمک می‌کند تا ارزش معامله را تعیین کرده و حقوق و عوارض گمرکی را براساس آن محاسبه کند.
• شناسایی کالاها و خدمات: اینویس به گمرک این امکان را می‌دهد که کالاها و خدمات ارائه شده را شناسایی کند، که این موضوع در تعیین کد تعرفه گمرکی و محاسبه عوارض اهمیت دارد.
• تأیید شرایط معامله: اطلاعات مربوط به شرایط معامله مانند روش پرداخت و بیمه در اینویس گنجانده شده و به گمرک کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند که شرایط معامله به درستی رعایت شده است.

پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما اینویس یک سند غیررسمی است که قبل از انجام معامله تجاری صادر می‌شود و اطلاعاتی دقیق در مورد کالا یا خدمات و شرایط آن به خریدار ارائه می‌دهد. این سند معمولاً شامل جزئیاتی مانند نام و آدرس خریدار و فروشنده، قیمت کل، قیمت واحد کالا، مقدار و تعداد کالا، شرایط پرداخت و زمان تحویل است. پروفرما اینویس برای اخذ مجوز از وزارت صمت نیز الزامی است. برخلاف اینویس که سند رسمی است، پروفرما جنبه غیررسمی دارد و معمولاً برای توافقات اولیه و قبل از انجام معامله استفاده می‌شود.

سوالات متداول اینویس

کلام آخر

اینویس به عنوان یک سند تجاری ضروری در دنیای تجارت و حمل و نقل بین‌المللی شناخته می‌شود. دقت در تهیه و تکمیل اطلاعات آن نه تنها از بروز مشکلات قانونی جلوگیری می‌کند بلکه موجب تسهیل فرآیندهای گمرکی و پرداخت حقوق و عوارض می‌شود. با توجه به اهمیت آن، داشتن آگاهی کامل از انواع فاکتور تجاری Invoice و نحوه استفاده صحیح از آن برای هر تجار و واردکننده‌ای امری ضروری است.

هر نوع مرسوله‌ای، هر جای دنیا

سامان اکسپرس برای هر نوع مرسوله‌ای بهترین و اقتصادی‌ترین روش ارسال را به شما معرفی می‌کند؛ کافیست از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

982140885160+